مترجم: محدثه عقبایی
شما به‌عنوان یک معمار حرفه‌ای در فعالیت روزانه‌ی خود با چالش‌های مختلفی مواجه هستید: مدیریت مشتریان، همکاران و پیمانکاران، فراگیری دانش مرتبط با آخرین نرم‌افزارها و تکنولوژی‌های معماری، تهیه‌ی پیش‌نویس برنامه‌ریزی‌ها و کارهای اداری. باوجود همه‌ی این کارها اگر خوش‌شانس باشید در این میان سفارش‌های طراحی هم خواهید داشت. از سوی دیگر با رونق ساخت مجتمع‌های ساختمانی برنامه‌ی زمانی پروژه‌ها روزبه‌روز کوتاه‌تر و فشرده‌تر می‌شوند و شما باید برای هماهنگی با این پروسه‌ی پرشتاب بیشتر ساعت‌های روز را مشغول کار باشید درحالی‌که می‌توانید با استفاده از چند راهکار متفاوت هوشمندانه‌تر عمل کنید و از ساعت‌های باقی‌مانده‌ی عمرتان لذت ببرید. در این مطلب به معرفی ۲۱ ترفند برای افزایش بهره‌وری و به حداقل رساندن کارهای غیرضروری می‌پردازیم:
- تفاوت بین دو واژه‌ی «اثربخشی» و «کار آیی» را بشناسید. اثربخشی انجام کارهای درست است و کار آیی درست انجام دادن کارهاست. هردو مهم هستند اما شما باید ابتدا کارهای درستی انتخاب کنید تا بتوانید در مرحله‌ی بعد آن‌ها را به‌خوبی انجام دهید. ترکیب این دو مفهوم را به کار بگیرید و از افزایش بهره‌وری فعالیت‌های خود شگفت‌زده شوید!
- قانون۸۰/۲۰ را به یاد داشته باشید. هشتاد درصد خروجی هر پروژه نتیجه‌ی بیست درصد تلاش شماست. بر روی نتیجه‌ی پروژه‌هایتان تمرکز کنید نه خود پروژه. صرف وقت بیشتر برای یک پروژه لزوماً به معنای کسب نتیجه‌ی بهتر نیست. پس زمان خود را مدیریت کنید.
- طرح کلی و جامع تمام مراحل اجرای پروژه را در ذهن داشته باشید. هر پروژه‌ای می‌تواند یک پروژه‌ی منحصربه‌فرد باشد اما وظایف و مسئولیت‌های شما در این پروژه‌ها تقریباً شبیه به هم هستند. ترسیم طرح کلی فرایندهای هر پروژه به شما کمک می‌کند تا با حذف مراحل اضافی، کار آیی بهتری از مراحل باقی‌مانده به دست بیاورید. نقشه‌های ذهنی ابزارهای بسیار خوبی برای این کار هستند. آن‌ها را به روی کاغذ بیاورید.
- از چک‌لیست استفاده کنید. در بیشتر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه امکان ساخت لیست فعالیت‌های لازم برای هر مرحله‌ی اجرایی وجود دارد. شما می‌توانید بعد از ترسیم طرح کلی پروژه، برای اجرای هر مرحله فهرستی از کارهای مربوط به آن تهیه کنید. خروجی استاندارد پروژه‌ی شما چه ویژگی‌هایی دارد؟ معمولاً با چه مشکلاتی برای انجام آن‌ها مواجه هستید؟ چه چیزهایی را فراموش می‌کنید یا موفق به انجام آن نمی‌شوید؟ نگاهی به کتاب مانیفست چک‌لیست نوشته اتول گاونده بیندازید و توصیه‌های کاربردی او درباره تهیه و مدیریت چک‌لیست‌ها را بخوانید.
- زمان یکی از باارزش‌ترین منابعی است که در اختیار داریم. از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنید چون وقتی از دست رفت نمی‌توانید آن را برگردانید.
- وقت خود را اول به انجام کارهای بزرگ و سنگین اختصاص بدهید.
- ساعت‌های کمتری کار کنید. به‌این‌ترتیب مجبور می‌شوید بر وظایف مهم‌تر تمرکز کنید. تحقیقات نشان می‌دهد کار کردن بیش از چهار ساعت کاملاً بی‌فایده است و تأثیری بر رسیدن به اهدافتان ندارد.
- گزارش زمانی برای خود داشته باشید و در آن نحوه‌ی صرف وقت در طول یک هفته معمولی را ثبت کنید. این گزارش با برنامه زمانی فرق دارد. در آن تمام جزییات را بیاورید. شما باید همه‌ی فعالیت‌های خود در ساعات کاری را بنویسید. از نوشتن و ارسال یک ایمیل به مشتری تا جستجو در اینترنت همه را در گزارش زمانی خود بنویسید. با این کار شما تصویر دقیقی از چرخه‌ی زمانی خود خواهید داشت.
- قورباغه را قورت بدهید. مارک تواین می‌گوید اگر اول صبح یک قورباغه زنده را قورت بدهید، در تمام‌روز اتفاقی بدتر از این را تجربه نخواهید کرد. کارهایی را که دوست ندارید، در اولین ساعات روز که پرانرژی و شاداب‌تر هستید انجام بدهید. بعد از انجام آن‌ها می‌توانید تمام‌روز به کارهای موردعلاقه‌تان بپردازید و از انجام آن‌ها لذت ببرید.
- وظایفتان را طبقه‌بندی کنید. اگر بر روی چند پروژه به‌صورت هم‌زمان کار می‌کنید، بهتر است تمام کارهای شبیه به هم را یک‌مرتبه انجام دهید تا اینکه از این پروژه به آن پروژه بپرید. با تمرکز بر یک نوع کار، زمان و انرژی بیشتری ذخیره می‌کنید.
- همیشه جاری باشید! معماران و طراحان برای خلق آثار ارزشمند زمان‌های زیادی صرف می‌کنند. آن‌ها در مشکلات هر پروژه غرق می‌شوند تا تمام ابعاد آن‌ها درک و راه‌حلی برایش پیدا کنند. تمام آثار مشهور جهان به همین شکل ساخته می‌شوند.
- تعداد جلسات خود را به حداقل برسانید. قبل از برنامه‌ریزی برای هر جلسه از خودتان بپرسید: چرا باید به این جلسه بروم؟ این جلسه واقعاً لازم است؟ هدف این جلسه چیست؟ تعداد جلسات بیشتر به معنی کار کمتر است. برنامه‌ای برای تعیین اهداف و دستاوردهای هر جلسه داشته باشید. تعداد شرکت‌کنندگان در جلسات را به حداقل برسانید و زمان محدودی برای هر جلسه در نظر بگیرید. اگر نیاز به جلسات متناوب با تیم پروژه‌ی خود دارید، جلسات را ایستاده برگزار کنید.
- از برنامه‌های فیلتر پیام برای دریافت ایمیل‌های خود استفاده کنید تا آن‌ها را بر اساس موضوع به فولدرهای مرتبط منتقل کنند. من از Thunderbird استفاده می‌کنم. این برنامه در ایمیل‌های من کلمه «لغو اطلاع‌رسانی» را جستجو می‌کند. اگر ایمیلی حاوی این کلمات باشد، احتمالاً یک خبرنامه است و ایمیل ضروری از طرف یک مشتری یا همکار نیست. نرم‌افزار Thunderbird این ایمیل‌ها را به فولدر «بعداً بخوان» منتقل می‌کند و با این کار صندوق ایمیل من را مدیریت می‌کند. اگر بر روی چند پروژه کار می‌کنید می‌توانید فیلترها را بر اساس آدرس‌های ایمیل تنظیم کنید.
- ایمیل خود را نخوانید بلکه فقط محتوای آن را بررسی کنید.
- هشدار دریافت پیام را بر روی موبایل یا کامپیوتر خاموش‌کنید. چون این هشدارها حواس شما را پرت می‌کنند.
- در جعبه‌ابزار خود چه چیزهایی دارید؟ از ابزارهای که به‌صورت روزانه استفاده می‌کنید فهرستی تهیه کنید، هم ابزارهای فیزیکی و هم ابزارهای دیجیتال. هر ابزار را با کاری که با آن انجام می‌دهید مقایسه کنید. آیا این ابزار واقعاً مناسب است؟ بهتر است به‌جای یک جعبه‌ابزار بزرگ با انبوهی از ابزارهای خاک گرفته، چند ابزار مفید و کاربردی داشته باشید.
- آخرین بار کی دوره‌های آموزش نرم‌افزار را گذراندید؟ احتمالاً شما هم سال‌ها پیش نرم‌افزاری را یاد گرفته‌اید و هنوز با همان کار می‌کنید. مشکل اینجاست که ما در روش‌های قدیمی در جا می‌زنیم. به همین دلیل من یادگیری «اکسل ویژه‌ی معماران» را شروع کردم و تازه فهمیدم که بسیاری از گزینه‌های پیشرفته‌ی اکسل را بلد نبودم.
- از میانبرهای کیبورد استفاده کنید. بسیاری از برنامه‌ها میانبرهای مخصوص به خودشان دارند. می‌توانید با کلیک کردن کمتر و استفاده از این میانبرها در وقت صرفه‌جویی کنید.
- اگر در طول روز تعداد زیادی ایمیل با متن‌های یکسان ارسال می‌کنید، پیش‌نویس‌هایی برای ایمیل خود تنظیم کنید. یکی از همان ایمیل‌ها را به‌عنوان پیش‌نویس نگه‌دارید. بعضی‌ها از CAD یا BIM استفاده می‌کنند. یک فایل پیش‌نویس BIM حاوی تمام صفحات و جزییات استاندارد بسازید. می‌توانید با این کار مقدار زیادی زمان ذخیره کنید و خطاهای استانداردسازی متن‌های ارسالی را کاهش دهید.
- ابزارهای مورداستفاده‌تان را شخصی‌سازی کنید. بسیاری از نرم‌افزارهای مدرن این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهند. می‌توانید با استفاده از برنامه API این کار را انجام دهید. با استفاده از دانش نرم‌افزاری و کمی انرژی انگشتانتان زیروبم نرم‌افزار را بشناسید و با آن بهتر و سریع‌تر کارکنید.
- از ماکرو برای خودکار کردن وظایف تکراری استفاده کنید. این کار نیاز به برنامه‌نویسی دارد اما یک سرمایه‌گذاری جزئی در یادگیری این مهارت مقدار زیادی زمان خالی به شما برمی‌گرداند. هرچقدر این کارها را به‌صورت متداول انجام دهید زمان بیشتری ذخیره می‌کنید. می‌توانید چند نمونه از ماکروهای Revit را اینجا ببینید.
و اما نکته‌ی آخر…
لذت بردن از معماری را فراموش نکنید. همه‌ی ما این حرفه را به خاطر علاقه‌مان به طراحی و معماری انتخاب کردیم. طبق تحقیقات علمی لذت بردن از کار حرفه‌ای در معماری برای به‌کارگیری تمام ظرفیت‌ها و استعدادها ضروری است. اگرچه تمام کارهایتان جذاب نیست اما به آن خلاقانه نگاه کنید چون با ذهن باز می‌توانید بهتر کارکنید و عملکرد رضایت بخشی داشته باشید.
منبع:[button color=”white” size=”normal” alignment=”none” rel=”nofollow” openin=”samewindow” url=”http://www.archdaily.com/608518/21-ways-architects-can-work-smarter-not-harder?ad_medium=widget&ad_name=chrome-extension”]آرک دیلی[/button]
